Printen is in veel organisaties nog steeds een belangrijk onderdeel van de dagelijkse bedrijfsvoering. Toch blijkt het beheren van een printerpark vaak tijdrovend, duur en inefficiënt. Van tonerbestellingen tot onderhoud en storingen: het vraagt om aandacht, kennis en regelmatig ingrijpen. Gelukkig is er een oplossing die al deze zorgen uit handen neemt. Met een Managed Print Service kies je voor een totaaloplossing waarmee je grip krijgt op kosten, prestaties en duurzaamheid. In deze blog lees je wat een Managed Print Service inhoudt en waarom het combineren met printerhuur een slimme zet is.
Wat houdt een Managed Print Service in
Een Managed Print Service (MPS) is een complete dienstverlening waarbij jouw volledige printomgeving wordt geanalyseerd, ingericht, beheerd en geoptimaliseerd door een externe partij. Het doel? Lagere kosten, hogere efficiëntie en minder zorgen voor jouw organisatie. Denk aan het automatisch bijvullen van toners, realtime monitoring van verbruik, storingsmeldingen en tijdig onderhoud – allemaal zonder dat je er zelf omkijken naar hebt.
Een goede MPS-aanbieder zorgt niet alleen voor het beheer van je printers, maar helpt je ook bij het opstellen van printbeleid, het instellen van gebruikersrechten en het veilig verwerken van vertrouwelijke documenten. Zo krijg je een overzichtelijk systeem, waarin alles geregeld is van A tot Z.
Combineren met printerhuur voor maximale flexibiliteit
Het mooie van een Managed Print Service is dat het naadloos aansluit op een huuroplossing. In plaats van te investeren in dure hardware, kies je voor een flexibel model waarbij je tegen een vast bedrag per maand beschikt over de juiste printers, inclusief beheer en service. Deze combinatie maakt het eenvoudig om op- of af te schalen wanneer je organisatie verandert.
Door te kiezen voor printer huren in combinatie met een MPS, ben je verzekerd van goed werkende apparatuur die past bij jouw printvolume en type gebruik. Denk aan een compacte printer voor op kantoor of juist een multifunctionele machine voor de repro-afdeling. En dat allemaal zonder zorgen over onderhoud of vervanging.
Inzicht en controle over je printkosten
Veel bedrijven weten niet precies hoeveel ze printen, wat dat kost en waar mogelijke besparingen liggen. Een Managed Print Service brengt hier verandering in. Met behulp van monitoringsoftware wordt precies bijgehouden wat er gebeurt op iedere printer. Je ziet wie wat print, wanneer en hoe vaak. Daarmee wordt onnodig printgedrag inzichtelijk én bijgestuurd.
Door die data slim te analyseren, kunnen processen worden geoptimaliseerd. Denk aan het stimuleren van dubbelzijdig printen, het standaard instellen van zwart-wit prints of het beperken van kleurgebruik bij bepaalde afdelingen. Het resultaat? Lagere kosten en minder verspilling van papier en toner.
Betere beveiliging van je documenten
In een tijd waarin dataveiligheid hoog op de agenda staat, is ook de beveiliging van je printomgeving belangrijk. Printers vormen vaak een zwakke schakel binnen IT-structuren, vooral als ze niet goed beheerd worden. Een Managed Print Service biedt geavanceerde beveiligingsmogelijkheden, zoals beveiligd printen met toegangspasjes of codes, en automatische verwijdering van printopdrachten na een bepaalde tijd.
Dit voorkomt dat vertrouwelijke documenten ongezien in de uitvoerlade blijven liggen en zorgt ervoor dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot gevoelige informatie. Een geruststellende gedachte in een wereld waarin privacy en dataveiligheid steeds belangrijker worden.
Kies voor gemak en controle met een complete printoplossing
Printen hoeft geen bron van frustratie of kostenpost te zijn. Door te kiezen voor een combinatie van Managed Print Service en printerhuur neem je alle zorgen uit handen en creëer je een printomgeving die past bij jouw organisatie. Of je nu veel of weinig print, een klein kantoor hebt of meerdere locaties beheert – met de juiste oplossing werk je efficiënter, veiliger en duurzamer. Ontdek hoe een slimme printstrategie jouw bedrijf vooruithelpt.